1. Vertragsparteien

Verantwortlicher ist das Kundenunternehmen, das CallStatsPro einsetzt und dessen Webex-Organisation ausgewertet wird.

Auftragsverarbeiter ist:

TechnikDoc GmbH
August-Bebel-Straße 28
14482 Potsdam
E-Mail: info@technikdoc.de
Telefon: +49 331 76995050

2. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

Gegenstand ist die Bereitstellung und der Betrieb von CallStatsPro als Software as a Service, insbesondere das Abrufen, Zwischenspeichern, Auswerten und Darstellen von Telefonie-Daten aus der Webex-Organisation des Verantwortlichen sowie das Ausführen der vom Verantwortlichen konfigurierten Anrufweiterleitungen.

Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags. Sie endet mit dessen Beendigung und der anschließenden Löschung nach Ziffer 10.

3. Art und Zweck der Verarbeitung

• Authentifizierung von Nutzerinnen und Nutzern über Cisco Webex (OAuth) und Verwaltung der Berechtigungen
• Abruf von Anrufdetaildaten, Agenten- und Warteschlangenstatus über die Webex-Schnittstellen
• Aggregation, Auswertung und Darstellung dieser Daten in Dashboards und Berichten
• Speicherung und Ausführung geplanter Anrufweiterleitungen
• Bereitstellung eines Kontaktbuchs mit Click-to-Call-Funktion
• Betrieb, Wartung, Fehleranalyse und Absicherung der Anwendung

Gesprächsinhalte werden weder mitgehört noch aufgezeichnet oder gespeichert.

4. Art der personenbezogenen Daten

• Stamm- und Kontaktdaten (Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Nebenstelle, Rufnummer)
• Identifikations- und Berechtigungsdaten (Webex-Benutzer-ID, Organisations-ID, Rollen, Zugriffstoken)
• Verbindungs- und Anrufdetaildaten (Zeitpunkt, Dauer, Richtung, Ergebnis, beteiligte Rufnummern)
• Präsenz- und Statusdaten (Verfügbarkeit, Warteschlangen-An- und -Abmeldungen)
• Konfigurationsdaten (Weiterleitungsregeln, Zielrufnummern, Zeiträume)
• Nutzungsdaten (Anmeldezeitpunkte, aufgerufene Ansichten)

5. Kategorien betroffener Personen

• Beschäftigte des Verantwortlichen, insbesondere Agentinnen und Agenten sowie Administratorinnen und Administratoren
• Anrufende und angerufene Dritte, soweit deren Rufnummern in den Verbindungsdaten enthalten sind
• Im Kontaktbuch des Verantwortlichen hinterlegte Geschäftskontakte

6. Weisungsrecht

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Als Weisung gelten dieser Vertrag, der Hauptvertrag sowie die Konfiguration, die der Verantwortliche in der Anwendung vornimmt. Einzelweisungen sind in Textform an info@technikdoc.de zu richten.

Ist der Auftragsverarbeiter der Auffassung, dass eine Weisung gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, weist er den Verantwortlichen unverzüglich darauf hin. Er ist berechtigt, die Ausführung bis zur Bestätigung oder Änderung auszusetzen. Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur, wenn der Verantwortliche dies anweist oder eine rechtliche Verpflichtung besteht; in letzterem Fall informiert der Auftragsverarbeiter vor der Verarbeitung, sofern das Recht dies nicht verbietet.

7. Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter setzt zur Verarbeitung nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet und mit den einschlägigen Datenschutzvorschriften vertraut gemacht wurden. Die Vertraulichkeitsverpflichtung besteht auch nach Beendigung der Tätigkeit fort.

8. Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragsverarbeiter trifft die in Anlage 1 beschriebenen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und hält diese während der Vertragslaufzeit aufrecht. Maßnahmen dürfen weiterentwickelt werden, sofern das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.

9. Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche erteilt die allgemeine Genehmigung zur Beauftragung der in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet diese vertraglich auf ein Datenschutzniveau, das dem dieses Vertrags entspricht.

Beabsichtigte Wechsel oder die Hinzuziehung weiterer Unterauftragsverarbeiter teilt der Auftragsverarbeiter mindestens vier Wochen im Voraus in Textform mit. Der Verantwortliche kann innerhalb von zwei Wochen aus wichtigem, datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Lässt sich der Einwand nicht ausräumen, steht dem Verantwortlichen ein Sonderkündigungsrecht zu.

10. Unterstützungspflichten

• Unterstützung bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen nach Kapitel III DSGVO durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an den Auftragsverarbeiter, leitet dieser die Anfrage unverzüglich weiter.
• Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherigen Konsultationen nach Art. 35 und 36 DSGVO.
• Meldung einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an den Verantwortlichen unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntniserlangung, mit allen nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO erforderlichen Angaben.
• Bereitstellung aller Informationen, die zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO erforderlich sind.

11. Löschung und Rückgabe

Nach Beendigung des Hauptvertrags gibt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen für 30 Tage Gelegenheit zum Export seiner Daten. Anschließend werden alle im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten einschließlich Zwischenspeichern und Zugriffstoken gelöscht, spätestens 30 Tage nach Ablauf der Exportfrist. Sicherungskopien werden im Zuge des regulären Rotationszyklus überschrieben.

Eine Aufbewahrung darüber hinaus erfolgt nur, soweit das Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats dies vorschreibt. Die Löschung wird auf Anforderung in Textform bestätigt.

12. Kontrollrechte

Der Verantwortliche hat das Recht, die Einhaltung dieses Vertrags zu überprüfen. Der Nachweis erfolgt vorrangig durch die Vorlage aktueller Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie vorliegender Zertifikate und Prüfberichte der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter.

Soweit dies nicht ausreicht, kann der Verantwortliche nach rechtzeitiger Ankündigung mit einer Frist von vier Wochen während der üblichen Geschäftszeiten eine Prüfung durchführen oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durchführen lassen, der kein Wettbewerber des Auftragsverarbeiters sein darf. Prüfungen dürfen den Betrieb nicht unangemessen beeinträchtigen und finden in der Regel höchstens einmal jährlich statt; darüber hinausgehender Aufwand kann nach Aufwand berechnet werden.

13. Haftung und Schlussbestimmungen

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis der Parteien untereinander gelten ergänzend die Haftungsregelungen des Hauptvertrags. Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und dem Hauptvertrag gehen die Regelungen dieses Vertrags in Bezug auf den Datenschutz vor. Es gilt deutsches Recht.

Anlage 1 – Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Anlage 2 – Genehmigte Unterauftragsverarbeiter

Cisco Systems, Inc. (Webex Calling, Placetel) ist kein Unterauftragsverarbeiter der TechnikDoc GmbH. Die Webex-Umgebung wird vom Verantwortlichen selbst lizenziert und betrieben; das entsprechende Vertragsverhältnis besteht unmittelbar zwischen dem Verantwortlichen und Cisco.