1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen der Bereitstellung von CallStatsPro ist:

TechnikDoc GmbH
August-Bebel-Straße 28
14482 Potsdam
E-Mail: info@technikdoc.de
Telefon: +49 331 76995050

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO in Verbindung mit § 38 BDSG nicht erfüllt sind. Für alle Datenschutzanliegen erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse.

2. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

CallStatsPro wird von Unternehmen eingesetzt, um die eigene Telefonie auszuwerten. Datenschutzrechtlich ist deshalb zwischen zwei Situationen zu unterscheiden:

• Als Verantwortlicher handeln wir für den Betrieb dieser Website, für Demo- und Kontaktanfragen sowie für die Verwaltung der Kundenbeziehung. Dafür gilt diese Datenschutzerklärung unmittelbar.
• Als Auftragsverarbeiter handeln wir für alle Daten, die ein Kundenunternehmen über seine Webex-Organisation in CallStatsPro auswerten lässt — insbesondere Anrufdaten, Agentenstatus und Warteschlangenkennzahlen. Weisungsgeber und Verantwortlicher ist dann das Kundenunternehmen. Grundlage ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

Beschäftigte eines Kundenunternehmens richten Auskunfts- und Löschanfragen zu Anruf- und Statusdaten bitte an ihren eigenen Arbeitgeber. Wir unterstützen den Verantwortlichen dabei, dürfen solche Daten aber nicht eigenständig herausgeben.

3. Aufruf der Website

Bei jedem Aufruf werden durch die Infrastruktur unseres Hosting-Dienstleisters automatisch Server-Protokolldaten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene URL, Übertragungsvolumen, HTTP-Statuscode, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemkennung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und missbrauchsfreien Bereitstellung des Angebots. Die Protokolldaten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht oder gekürzt, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

4. Anmeldung über Cisco Webex (OAuth)

Die Anmeldung an CallStatsPro erfolgt ausschließlich über das OAuth-Verfahren von Cisco Webex. Ein eigenes Passwort wird weder vergeben noch von uns gespeichert. Bei der Anmeldung verarbeiten wir:

• Name und E-Mail-Adresse des angemeldeten Webex-Kontos
• Webex-Benutzer- und Organisations-ID sowie zugewiesene Rollen
• Zugriffs- und Aktualisierungstoken (Access- und Refresh-Token), um die Verbindung zur Webex-Organisation aufrechtzuerhalten

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Anmeldung zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung erforderlich ist. Token werden verschlüsselt übertragen, ausschließlich serverseitig in einer Redis-Datenbank in Frankfurt am Main abgelegt und beim Widerruf des Zugriffs in Webex oder bei Vertragsende gelöscht.

5. Verarbeitete Daten in der Anwendung

Im Rahmen der Auftragsverarbeitung für das Kundenunternehmen verarbeitet CallStatsPro die folgenden Datenkategorien. Sie stammen aus der Webex-Organisation des Kunden und werden über die offiziellen Webex-Schnittstellen abgerufen:

• Agentendaten: Name, E-Mail-Adresse, Nebenstelle, Präsenz- und Anrufstatus, Warteschlangenzugehörigkeit sowie An- und Abmeldungen an Warteschlangen
• Anrufdetaildaten (CDR): Zeitpunkt, Dauer, Richtung, Ergebnis eines Anrufs sowie die beteiligten Rufnummern — Rufnummern von Anrufenden sind personenbezogene Daten Dritter
• Warteschlangendaten: Anrufvolumen, Warte- und Bearbeitungszeiten, Abbruchquoten
• Weiterleitungsregeln: geplante und aktive Rufumleitungen inklusive Zielrufnummer und Zeitraum
• Kontaktdaten: in Webex gepflegte Organisations- und persönliche Kontakte für die Click-to-Call-Funktion
• Nutzungsdaten: Anmeldezeitpunkte, ausgewählte Ansichten und Einstellungen

Inhalte von Gesprächen werden weder mitgehört noch aufgezeichnet oder gespeichert. CallStatsPro wertet ausschließlich Verbindungs- und Statusdaten aus.

Auswertungsergebnisse werden zur Entlastung der Webex-Schnittstelle zwischengespeichert. Dieser Cache wird regelmäßig überschrieben und spätestens mit Vertragsende vollständig gelöscht.

6. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung der Auswertungs- und Echtzeitfunktionen
• Authentifizierung, Rollen- und Berechtigungsverwaltung
• Erstellung von Berichten für die Kundenorganisation
• Planung und Ausführung von Anrufweiterleitungen
• Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs
• Abrechnung der gebuchten Lizenzen
• Bearbeitung von Support-, Demo- und Kontaktanfragen

Eine Verwendung der Daten zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Beschäftigter liegt allein in der Verantwortung des Kundenunternehmens. Dieses hat die dafür erforderlichen Grundlagen zu schaffen, insbesondere Betriebsvereinbarungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

7. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Nutzungsvertrags und vorvertragliche Maßnahmen (Anmeldung, Betrieb, Demo-Anfrage)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen an Betriebssicherheit, Missbrauchsabwehr und Produktverbesserung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, soweit Sie optionale Funktionen oder eine Kontaktaufnahme ausdrücklich anfragen
• Art. 28 DSGVO – Verarbeitung im Auftrag des Kundenunternehmens

8. Demo- und Kontaktanfragen

Wenn Sie über das Formular auf dieser Website eine Demo anfragen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie die von Ihnen freiwillig gemachten Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, spätestens jedoch nach 24 Monaten. Eine Weiterverwendung für Werbung findet ohne Ihre Einwilligung nicht statt.

9. Cookies und Reichweitenmessung

CallStatsPro setzt technisch notwendige Cookies für die Anmeldesitzung und für gespeicherte Anzeigeeinstellungen ein. Zusätzlich nutzen wir PostHog zur pseudonymen Produktanalyse, um Fehler zu erkennen und die Anwendung zu verbessern. PostHog wird über die EU-Cloud mit Rechenzentrum in Frankfurt am Main betrieben und über unsere eigene Domain ausgeliefert; eine Weitergabe an Werbenetzwerke findet nicht statt.

Einzelheiten zu Kategorien, Speicherdauer und Widerspruchsmöglichkeiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

10. Angebundene Systeme des Kunden

CallStatsPro liest Daten aus Systemen, die das Kundenunternehmen selbst betreibt oder gebucht hat. Für diese Systeme ist das Kundenunternehmen datenschutzrechtlich verantwortlich; sie sind keine Unterauftragsverarbeiter der TechnikDoc GmbH:

11. Auftragsverarbeiter

Für den Betrieb von CallStatsPro setzen wir die folgenden Dienstleister ein. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO:

Eine darüber hinausgehende Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

12. Datenübermittlung in Drittländer

Einzelne Dienstleister haben ihren Sitz in den USA. Soweit dabei personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, stützen wir dies auf die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie, soweit anwendbar, auf das EU-US Data Privacy Framework. Die eigentliche Verarbeitung der Anwendungs- und Anrufdaten findet in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt.

13. Speicherdauer

• Server-Protokolldaten: maximal 30 Tage
• Zugriffs- und Aktualisierungstoken: bis zum Widerruf des Zugriffs oder bis Vertragsende
• Zwischengespeicherte Auswertungsdaten: rollierend, spätestens 30 Tage nach Vertragsende vollständig gelöscht
• Demo- und Supportanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, längstens 24 Monate
• Rechnungs- und Vertragsunterlagen: nach den gesetzlichen Fristen der §§ 147 AO, 257 HGB (6 bzw. 10 Jahre)

14. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Manipulation zu schützen. Dazu gehören durchgehende TLS-Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen innerhalb der Anwendung, getrennte Mandantenkontexte je Webex-Organisation, verschlüsselte Ablage von Zugangstoken sowie ein auf das Notwendige beschränkter Administrationszugriff. Eine ausführliche Darstellung finden Sie in Anlage 1 des AVV.

15. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber die folgenden Rechte, soweit wir für die jeweilige Verarbeitung verantwortlich sind:

• Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Geltendmachung wenden Sie sich bitte an info@technikdoc.de. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

16. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe steht Ihnen nach Art. 77 DSGVO das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere im Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes. Für die TechnikDoc GmbH ist Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg (LDA Brandenburg) zuständig.

17. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, die eingesetzten Dienstleister oder der Funktionsumfang von CallStatsPro ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets über diese Seite abrufbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir unsere Kunden gesondert.